對于采用大型會議室型的高清晰視頻會議系統，一般都配有專用的會議電視設備機房(也稱會議控制室)，用于放置
會議設備、
視音頻設備、
傳輸接口設備、
控制設備等。為便于實時觀察會議室情況，會議機房最好建在會議室隔壁，并在與會議室之間的墻壁上設置觀察窗。
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1、機房的大小隨設備多少和會場的重要性而定。
1)非主會場單位，一般在20o 2左右，頂棚板高度3m以上即可。
2)主會場單位，會議機房應有30～40mz大小一般主會場機房都設有監視各分會場圖像的多畫面電視墻，所以頂棚板高度要在4m以上。
2、作為主會場機房，一般要放置4類設備：
1)第一類是會議設備、傳輸接口設備及不需控制的視音頻設備，放在19英寸標準機柜或機架上；
2)第二類是用于顯示各分會場圖像和主會場各視頻源的電視墻，一般靠一面墻放置；
3)第三類是用于放置會議控制設備和視音頻設備控制器的操作臺，放在電視墻的前方便于觀察電視墻畫面；
4)第四類則是UPS電源部分。
3、非主會場單位由于設備較少，則只有第三部分和第四部分，而第一部分的會議設備等就放在操作臺下方，用于監視遠端圖像和本地視頻源的監視器則可放在操作臺上前方的位置。
4、機房設備的布置應保證適當的維護距離，機面與墻的凈距離不應小于150cm，機背和機側(需維護時)與墻的凈距離不應小于100cm。
5、機房應鋪設防火防靜電地板，下設走線槽，走傳輸線、視音頻線、控制線及電源線等，電源線要和其他信號線分開走，避免電源信號千擾。
6、集中放置設備的機柜內要做好通風、散熱措施，機房溫度要求18～25℃，相對濕度60%～80%。
7、保持機房內的空氣新鮮，每人每小時的換氣量不小于1803，室內空調氣體的流速不宜大于1.5m/s.設備和操作臺區域光線要良好，宜采用日光燈。安全消防方面要配備通信設備專用的滅火器。
8、控制室的機架設備區平均照度不低于1001x，垂直工作面計算距地高度為1.2m。
