1.會議室的布局與照度
(1)視頻
會議系統會議室的大小與參加人數有關，在扣除第一排到監視器的距離外，按每人2～2.5m z的占用空間來考慮，頂棚板高度應大于3m。
(2)會議室的桌椅布置應保證每位與會者有適當的空間，一般應不小于150cmx70cm，主席臺還要適當加寬到150cmx90cm。
(3)從觀看效果來看，監視器的布局常放置在相對于與會者中心的位置，距地高度大約1m左右。人與監視器的距離大約為4～6倍屏幕高度，大約2～3m。各與會者至監視器的水平視角不大于60°。最好將電視機置于會議室最前面正對人的地方。
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(4)攝像機的布置應使被攝人人物都收人視角范圍內，并宜從幾個方位攝取畫面，方便獲得會場全景或局部特寫鏡頭。
(5)麥克風和揚聲器的布置應盡量使麥克風置于各揚聲器的輻射角之外，揚聲器宜分散布置。擴聲系統的功率放大器應采用數個小容量功率放大器集中設置在同一機房的方式，用合理的布線和切換系統，保證會議室在損壞一臺功放時，不造成會場聲音中斷。聲音信號輸人功率放大器之前，應采用均衡器和反饋抑制器進行處理，以提高聲音信號的質量。
(6)影響畫面質量的一個重要因素，是會場四周的景物和顏色，以及桌椅的色調。一般忌用白色黑色之類的色調，這兩種顏色對人物攝像將產生反光及奪光的不良效應。所以墻壁四周、桌椅均采用米黃色、淺綠、淺咖啡色等南方宜用冷色北方宜用暖色，建議用米黃色。攝像背景(被攝人物背后的墻)不適掛有山水等景物畫，否則將增加攝像對象的信息量，不利于圖像質量的提高。可以考慮在室內擺放花卉盆景等清雅物。
(7)為了保證聲絕緣與吸聲效果，室內應鋪有地毯頂棚板最好采用泡沫或纖維材料四周墻壁內應裝有隔音毯墻面應裝有吸音毯窗簾外層紗簾中間層銀灰色隔光窗簾內層淺米黃色裝飾窗簾；門采用木門并軟包。
(8)燈光照度是會議室的基本必要條件。從窗戶射人的光比日光燈或三基色燈偏高，如室內有這兩種光源(自然及人工光源)，就會產生有藍色投射和紅色陰影區域的視頻圖像另一方面是召開會議的時間是隨機的，上午、下午的自然光源照度與色溫均不一樣。因此會議室應避免采用自然光源，而采用人工光源，所有窗戶都應用深色窗簾遮擋。在使用人工光源時，應選擇冷光源，以包溫為3200K的。三基色燈。(RGB)效果最佳。避免使用熱光源，如高照度的碘鎢燈等。
(9)會議室的照度，主席區平均照度不應低于800lx，一般區的平均照度不應低于500lx，水平工作面計算距地高度為0.8m。為防止臉部光線不均勻(眼部鼻子和全面下陰影)三基色燈應旋轉適當的位置，這在會議電視安裝時調試確定。對于監視器及投影電視機，它們周圍的照度不能高于80lx，應在50～80lx之間，否則將影響觀看效果。為了確保文件、圖表的字跡清晰，對文件圖表區域的照度應不大于7001x.
2.會議室的布線
視頻會議應采用暗敷方式布放纜線，會議室距機房應預先埋設地槽或管子，布設時，在不影響美觀的情況下盡可能走最短路線。為保證會議室供電系統的安全可靠，減少通過電源的接觸而帶來的串擾，會議室音視頻及計算機控制系統的設備供電應與照明、空調及其他相關設施的供電電纜應分別進行鋪設，并分別配置專用的配電箱，用以對相應的設備分別進行開關控制，即照明、空調等配電箱及音視頻配電箱。會議室供電系統所需線纜均應走金屬電線管，如改造工程不具備鋪設金屬管時應走金屬線槽或金屬環繞管(蛇皮管)。
